CRM für Küchenstudios und Möbelhändler

Der Verkauf von Küchen und Möbeln ist beratungsintensiv. Anfragen kommen über die Website, über Werbeanzeigen, per Telefon oder direkt im Geschäft, und zwischen dem ersten Kontakt und der Unterschrift liegen oft Wochen mit mehreren Terminen. Ohne ein passendes System landen diese Anfragen in Mailpostfächern, auf Notizzetteln und in Excel-Listen. Geht dabei eine Anfrage unter, ist bei den Warenkörben dieser Branche schnell ein fünfstelliger Umsatz verloren.

Klassische CRM-Systeme lösen das Problem nur bedingt: Sie sind für diese Betriebe meist zu komplex, zu teuer in der Einführung und nicht auf die Abläufe im Küchen- und Möbelverkauf zugeschnitten. Genau hier setzt Countertop an: Die Idee von Fyn Falkenhagen und Robin Neumann, die die Küchen- und Möbelbranche aus jahrelanger eigener Erfahrung kennen. Sie wissen, wie in den Betrieben tatsächlich gearbeitet wird und woran klassische Systeme dort scheitern. Unsere Aufgabe: dieses Branchenwissen gemeinsam mit ihnen in ein Produkt zu übersetzen: Von der ersten Zeile Code bis zum laufenden Betrieb.

Das Herzstück von Countertop ist die Vertriebspipeline. Jede Anfrage befindet sich in einer klar definierten Phase, vom ersten Kontakt über die Beratung bis zum Abschluss. Die Phasen orientieren sich dabei nicht an CRM-Lehrbüchern, sondern daran, wie im Küchenverkauf wirklich gearbeitet wird. Dieses Wissen kommt direkt aus der Praxis und fließt in enger Abstimmung in jede Funktion ein. Das ganze Team sieht auf einen Blick, welche Kunden gerade Aufmerksamkeit brauchen und wo ein Vorgang ins Stocken geraten ist. Nichts geht mehr verloren, weil nichts mehr in einzelnen Postfächern liegt.

Zu jedem Kunden dokumentieren Aktivitäten den kompletten Verlauf: Wann wurde angerufen, was wurde besprochen, was ist als Nächstes vereinbart. Auch Wochen später ist damit nachvollziehbar, wo ein Vorgang steht — egal, wer ihn zuletzt in der Hand hatte. Über Wiedervorlagen lassen sich Verkäufer gezielt an offene Aufgaben erinnern: Der versprochene Rückruf und das nachzufassende Angebot tauchen genau dann wieder auf, wenn sie dran sind.

Anfragen aus der Website, aus Werbeanzeigen und anderen Kanälen laufen automatisch in das System ein. Integrierte Statistiken zeigen, wie viele Leads hereinkommen, wie sie sich durch die Pipeline bewegen und welcher Umsatz dahintersteht. So wird aus dem Bauchgefühl im Vertrieb eine belastbare Entscheidungsgrundlage.

Kein Betrieb startet auf der grünen Wiese. Website-Formulare, Werbekanäle und vorhandene Tools sollen weiterlaufen und ihre Daten an das CRM übergeben. Deshalb haben wir Countertop von Anfang an mit einer offenen API-Schnittstelle gebaut und um eine n8n-Integration ergänzt. Neue Datenquellen lassen sich damit anbinden, ohne dass für jeden Kunden eine Individualentwicklung nötig ist. Das hält die Einführung kurz und macht das Produkt für sehr unterschiedliche Betriebe einsetzbar.

Countertop ist heute ein Software-as-a-Service-Produkt, das in Deutschland entwickelt und gehostet wird und mit dem bereits über 50 Küchenstudios und Möbelhändler arbeiten. Die Cloud-Infrastruktur ist darauf ausgelegt, mit dem Kundenstamm mitzuwachsen, und neue Funktionen erreichen alle Nutzer ohne Updates oder Installationen.